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Le parcours d’une opération immobilière sur Orkasa

Orkasa transforme la journée du broker en une suite de tâches claires : à chaque moment du parcours d’achat, le système crée la bonne tâche, propose le bon message à envoyer et garde la trace de ce qui s’est passé. Cette page documente le flow complet — 8 phases, 32 étapes — et la façon dont l’agent interagit avec chaque tâche.

Au lieu d’un CRM passif où il faut se rappeler quoi faire, Orkasa pousse à l’agent la prochaine action et déclenche automatiquement la suivante quand un événement se produit (visite faite, oferta créée, document chargé, etc.). L’agent reste maître du tempo, mais n’a jamais à chercher quoi faire ensuite.

Compliance ≠ KYC bancaire : quand le client achète à crédit, la banque fait son propre KYC (revenus, capacité de paiement, origine des fonds). La carta de pre-aprobación remise à l’étape 36 prouve que la banque a validé le client. Orkasa évite de dédoubler ce travail : l’agent immobilier se concentre sur ses propres obligations sous la Loi 23 de Panama (identité, domicile, déclaration PEP).

Dernière mise à jour : 5 mai 2026

Vue d’ensemble

Une opération typique passe par 8 phases. Chaque phase contient entre 2 et 8 étapes. Les flèches sont automatiques : le système avance dès qu’il détecte le bon signal (réponse WhatsApp, visite terminée, document validé, oferta acceptée…).

1
Contact initial
4 étapes — premier message → qualification → propositions de propriétés
2
Visites
3 étapes — rappel → visite du jour → décision post-visite
3
Négociation
3 étapes — registrar oferta → carta de pre-aprobación → transmettre au propriétaire
4
Conformité (KYC Loi 23)
2 étapes principales — expediente client (cédula + domicilio + déclaration PEP) → vérification PEP/sanctions par le broker. + 2 étapes conditionnelles si rejet (avisar propriétaire et client).
5
Cierre legal — promesa
3 étapes — expediente abogado → borrador → promesa firmée
6
Trámite bancario
3 étapes — avalúo bancaire → confirmation → coordination notaire
7
Cierre legal — vendeur + firma
4 étapes — paz y salvos vendeur → inspection → escritura
8
Entrega + Post-cierre
8 étapes — remise des clés → suivi 1 mois / 3 mois / 6 mois / 1 an / annuel

Les boutons que voit l’agent

Chaque tâche affiche un bouton principal qui dépend du type d’action attendue, plus deux boutons secondaires : Hecho (marquer fait sans envoyer) et Ignorar (sauter la tâche, avec raison optionnelle).

Ouvre WhatsApp avec un message pré-rempli (template). Le destinataire peut être le client, le vendeur, le notaire, l’avocat, le banquier ou le tasador selon l’étape. Le libellé du bouton change : Saludar, Pedir docs, Coordinar notario, Avisar abogado, Coordinar avalúo, Enviar oferta, etc.

Llamar

Ouvre l’app téléphone du device avec le numéro pré-composé. Utilisé pour la qualification téléphonique.

Decidir (deux choix)

Affiche deux boutons côte-à-côte : Interesado / No interesado. Utilisé pour les étapes de décision comme le seguimiento post-visite. La décision met à jour le statut de la propriété sur l’opération et déclenche la suite automatiquement.

Pedir (documents)

Ouvre une modale qui liste les documents demandés et permet de générer une demande WhatsApp avec un lien d’upload pour le client.

Oferta

Ouvre le formulaire de capture d’oferta (montant, conditions, vigencia). À la sauvegarde, déclenche l’étape 35 : transmettre la oferta au propriétaire.

Agendar (visite)

Ouvre le formulaire de planification de visite (propriété, date, heure).

Revisar (compliance)

Navigue vers le dossier de compliance : utilisé quand une vérification PEP / sanctions remonte un match qui doit être levé manuellement.

Listo / marquer fait

Étapes purement internes (vérifications, jalons) qui n’ont pas d’interaction externe. L’agent confirme simplement que c’est fait.

Auto-complétion

La majorité des tâches se ferment toutes seules : si l’agent envoie un WhatsApp depuis l’app, la tâche correspondante passe en done automatiquement. De même pour la création d’une oferta, le chargement d’un document, le passage d’une étape de deal, etc. L’agent ne perd pas de temps à cocher des cases.

Escalade

Chaque tâche a une date d’échéance et une date d’escalade. Si elle dépasse l’échéance, le badge passe en orange ; si elle dépasse l’escalade, elle passe en RIESGO et apparaît en haut de la liste avec un tooltip qui explique pourquoi.

Phase 1

Contact initial

Du moment où le lead arrive (formulaire, portail, walk-in, référé) jusqu’à l’envoi des 3 premières propositions de propriétés.

Envoyer le premier message WhatsApp au client

Déclencheur: Quand un nouveau lead est créé.
Action agent: Se présenter, confirmer l’intérêt, proposer un échange.
Bouton: WhatsApp · Saludar

Agendar appel de qualification

Déclencheur: Quand le lead passe en statut « contacté ».
Action agent: Appeler pour comprendre budget, timing, zones préférées.
Bouton: Llamar

Envoyer 3 propriétés au client et proposer des visites

Déclencheur: Quand le lead passe en statut « qualifié ».
Action agent: Choisir les 3 meilleures options selon budget et zone, les envoyer par WhatsApp avec liens publics, et demander lesquelles il veut visiter.
Bouton: WhatsApp · Enviar opciones

Relance 48h sans réponse

Déclencheur: Automatique 48h après l’étape 3 si le client n’a pas répondu.
Action agent: Envoyer un rappel amical.
Bouton: WhatsApp · Recordar

Phase 2

Visites

Le client a choisi des propriétés à visiter. Cette phase encadre la visite et capture la décision juste après.

Rappel de visite 24h avant

Déclencheur: Quand une visite est planifiée.
Action agent: Confirmer la cita la veille par WhatsApp.
Bouton: WhatsApp · Confirmar visita

Aujourd’hui : visite avec le client

Déclencheur: Le matin du jour de la visite (cron quotidien).
Action agent: Réviser l’historique du client, faire la visite, enregistrer le résultat après.
Bouton: Voir le lead

Seguimiento post-visite : ¿le client veut avancer ?

Déclencheur: Dès que la visite est marquée comme terminée.
Action agent: Parler au client (WhatsApp ou appel) et enregistrer sa décision avec deux boutons : Interesado / No interesado. Si Interesado, l’opération avance automatiquement en phase Négociation et l’étape 10 (Registrar oferta) apparaît. Si No interesado, la propriété passe en « descartada » sur l’opération avec une raison.
Bouton: Decidir · Interesado / No interesado

Phase 3

Négociation

Le client veut faire une oferta. On capture le montant, on demande la carta de pre-aprobación bancaire, et seulement avec les deux on transmet le paquet au propriétaire.

Registrar la oferta du client

Déclencheur: Quand l’opération avance en phase Négociation (typiquement via la décision « Interesado » de l’étape 8) ou quand le statut du lead passe en « negotiating ».
Action agent: Capturer le montant offert et les conditions dans le formulaire d’oferta. À la sauvegarde, l’étape 36 se déclenche pour réclamer la pre-aprobación bancaire.
Bouton: Oferta

Demander la carta de pre-aprobación bancaire au client

Déclencheur: Automatique dès qu’une oferta est créée (étape 10).
Action agent: Envoyer un WhatsApp au client pour demander la carta de pre-aprobación du banque. C’est ce qui valide qu’il peut payer et donne du poids à l’oferta. La tâche se ferme toute seule dès que la lettre est uploadée — pas besoin de cocher manuellement.
Bouton: WhatsApp · Pedir pre-aprobación

Transmettre la oferta + pre-aprobación au propriétaire

Déclencheur: Automatique dès que l’étape 36 est marquée comme faite (la carta de pre-aprobación est en main).
Action agent: Envoyer au propriétaire par WhatsApp le paquet complet : carta d’oferta formelle (PDF avec lien public) + carta de pre-aprobación bancaire.
Bouton: WhatsApp · Enviar oferta

Phase 4

Conformité (KYC Loi 23 de Panama)

Une fois la oferta acceptée, on ouvre le dossier de conformité du client. Le périmètre est limité aux obligations propres au courtier immobilier — la banque a son propre KYC en amont de la pre-aprobación.

Recolectar expediente compliance du client

Déclencheur: Quand la oferta est acceptée.
Action agent: Demander en un seul message : cédula panaméenne (ou passeport si étranger), reçu de services publics de moins de 3 mois, et déclaration PEP (formulaire signé). La tâche se ferme toute seule quand les 3 documents sont uploadés et vérifiés — et l'étape 16 se déclenche automatiquement derrière.
Bouton: Pedir docs

Vérifier PEP + sanctions du client

Déclencheur: Automatique dès que les 3 documents de l'étape 11 sont vérifiés.
Action agent: Le broker lit la déclaration PEP signée et confirme que le client n'apparaît pas dans les listes de sanctions (OFAC, UN, EU). Deux boutons : Aprobar (le dossier passe en validé) ou Rechazar (modale qui demande le motif — PEP / Sanctions / les deux — et une justification de 30 caractères minimum). Le rejet déclenche les étapes 37 et 38.
Bouton: Aprobar / Rechazar

Si le broker rejette la vérification (étape 16)

Avisar al propietario

Déclencheur: Automatique sur rejet de l'étape 16.
Action agent: Envoyer un WhatsApp au propriétaire pour lui dire qu'on ne peut pas avancer avec ce comprador, sans révéler le motif du rejet (compliance reste confidentiel). La propriété peut être remise sur le marché.
Bouton: WhatsApp · Avisar al propietario

Avisar al cliente

Déclencheur: Automatique sur rejet de l'étape 16.
Action agent: Envoyer un WhatsApp au client avec un message neutre — on ne peut pas avancer avec l'opération. Pas d'explication détaillée des résultats du screening.
Bouton: WhatsApp · Avisar al cliente

Phase 5

Cierre legal — promesa de compraventa

Le dossier compliance est complet. On rédige et on fait signer la promesa de compraventa.

Notifier l’avocat — préparer la promesa

Déclencheur: Quand la conformité est approuvée.
Action agent: Envoyer le dossier complet à l’avocat par WhatsApp. Le message inclut un lien vers l’expediente complet auto-généré (PDF compilant tous les documents de conformité vérifiés : cédula, domicilio, déclaration PEP) — l’avocat peut le consulter et le télécharger sans compte Orkasa.
Bouton: WhatsApp · Avisar abogado

Envoyer le borrador au client et au vendeur

Déclencheur: Quand le deal passe en stage « promesa_firmada ».
Action agent: Partager le borrador de promesa de compraventa par WhatsApp. Le message inclut un lien vers le PDF auto-généré (template Panama standard avec les clauses légales, les coordonnées des parties, le prix, les arras à 10 % et le délai de 90 jours — marqué BORRADOR · DRAFT) — les deux parties peuvent le relire et donner leurs commentaires.
Bouton: WhatsApp · Enviar borrador

Promesa signée — démarrer le suivi bancaire

Déclencheur: Quand le deal passe en stage « tramite_bancario ».
Action agent: La promesa est signée et les arras (10 %) sont payées. Démarrer le suivi hebdomadaire du processus bancaire.
Bouton: Listo

Phase 6

Trámite bancario

Le banque fait son avalúo, approuve le prêt, et on coordonne avec le notaire la firma de la escritura.

Coordonner l’avalúo bancaire

Déclencheur: Quand le deal passe en stage « tramite_bancario ».
Action agent: Contacter le tasador (ou le banquier en backup) par WhatsApp pour fixer la cita d’avalúo, puis confirmer l’accès avec le propriétaire.
Bouton: WhatsApp · Coordinar avalúo

Confirmer que l’avalúo est fait

Déclencheur: Quand un avalúo est marqué comme terminé.
Action agent: Vérifier que la valeur de l’avalúo coïncide avec le prix de vente. Si elle est inférieure, renégocier.
Bouton: Listo

Coordonner la escritura avec le notaire

Déclencheur: Quand le deal passe en stage « escritura_publica ».
Action agent: Coordonner avec le notaire la date de firma de la escritura, par WhatsApp.
Bouton: WhatsApp · Coordinar notario

Phase 7

Cierre legal — documents vendeur + firma

On collecte les paz y salvos du vendeur et on fait l’inspection finale avant la firma de la escritura pública.

Demander documents au vendeur

Déclencheur: Quand le deal passe en stage « escritura_publica ».
Action agent: Paz y salvo nacional + municipal, certificat du Registro Público (< 30 jours sans gravámenes), reçus de services publics à jour. Pour appartements/condos : ajouter certificat de quotas de maintenance.
Bouton: WhatsApp · Pedir docs

Vérification finale + confirmation de la fecha de cierre

Déclencheur: Quand l’étape 23 est faite.
Action agent: Réviser que tout est en ordre et notifier les deux parties de la fecha confirmée du cierre.
Bouton: Listo

Inspection finale de la propriété

Déclencheur: Quand l’étape 24 est faite.
Action agent: Inspection 1 semaine avant le cierre. S’il y a des problèmes, négocier réparation ou ajustement de prix.
Bouton: Agendar

Jour de la firma — escritura pública

Déclencheur: Quand l’étape 25 est faite.
Action agent: Enregistrer le paiement final (90 % du solde), fermer les interactions du deal et démarrer le trámite au Registro Público.
Bouton: Listo

Phase 8

Entrega + Post-cierre

Remise des clés, message de remerciement, demande de review, puis suivi long terme (1 mois, 3 mois, 6 mois, anniversaire, annuel).

Coordonner la remise des clés

Déclencheur: Quand le deal passe en stage « entrega_llaves ».
Action agent: Planifier la remise, envoyer un message de merci et demander une review (Google, LinkedIn, Instagram).
Bouton: WhatsApp · Agradecer

Signer le acta d’entrega

Déclencheur: Quand l’étape 27 est faite.
Action agent: Documenter la remise complète (clé principale + parking + bodega + buzón + remotes). Notifier l’administration de l’immeuble.
Bouton: Listo

Envoyer copie certifiée de l’escritura

Déclencheur: Automatique 15 jours après la fecha de cierre (cron quotidien).
Action agent: Le Registro Público a complété le trámite. Envoyer la copie certifiée au client.
Bouton: WhatsApp · Enviar escritura

Suivi 1 mois — installation

Déclencheur: Automatique 30 jours après le cierre.
Action agent: Check-in amical : « Comment t’installes-tu ? Besoin de contacts (plombier, électricien, mudanza) ? »
Bouton: WhatsApp · Check-in 1 mes

Suivi 3 mois — pedir referidos

Déclencheur: Automatique 90 jours après le cierre.
Action agent: Demander si le client connaît quelqu’un qui cherche une propriété. Offrir un incentive si applicable.
Bouton: WhatsApp · Pedir referidos

Suivi 6 mois — encuesta de satisfaction

Déclencheur: Automatique 180 jours après le cierre.
Action agent: Envoyer une encuesta courte (1-5 estrellas + question ouverte) pour mesurer la satisfaction.
Bouton: WhatsApp · Encuesta

Anniversaire 1 an — message spécial

Déclencheur: Automatique 365 jours après le cierre.
Action agent: Envoyer une felicitation d’aniversario. Si client VIP, envoyer un cadeau ou un souvenir photographique.
Bouton: WhatsApp · Felicitar

Check-in annuel

Déclencheur: Automatique tous les 365 jours après le cierre.
Action agent: Contact léger pour maintenir la relation active. « J’espère que tout va bien avec la propriété. »
Bouton: WhatsApp · Saludar

Cette page est la source de vérité du flow opérationnel. Elle est mise à jour à chaque modification du catalogue de tâches (ajout d’une étape, changement de déclencheur, nouveau type de CTA).

Dernière mise à jour : 5 mai 2026